「信用をつくる広報設計」は、事業の価値を必要な相手に届けるうえで、信頼を損なわない情報の見せ方や言葉の届け方を整理する全2回のシリーズです。第1回は、お問い合わせや営業のメッセージにおいて、誰にでも送れる文章では相手の心が動きにくい理由と、信頼につながる一通を届けるための考え方を整理します。
今回は、お問い合わせや営業のメッセージにおいて、誰にでも使い回せる言葉では相手の心が動きにくい理由を整理します。
丁寧な言葉で書かれていて、失礼ではなく、内容としても悪くないメッセージであっても、読み手の印象に残らないことがあります。
その理由は、文章の整い方ではなく、「この連絡は、自分に向けて書かれたものなのか」が伝わるかどうかにあります。
本記事では、営業や問い合わせの文章を、単なる連絡文ではなく、相手との信頼をつくる最初の接点として捉え、相手を見て書かれた言葉がなぜ届くのかを整理します。
丁寧な文章でも、相手に届かないことがある
ビジネスの場では、礼儀正しい文章は大切です。挨拶、自己紹介、実績、提案内容、日程候補。必要な要素がきちんと入っていること自体は、決して悪いことではありません。
ただし、それだけでは十分ではありません。
どれほど整った文章でも、誰に送っても成立する内容であれば、受け取った側は「この連絡は、相手を見て書かれたものではないのだな」と感じます。たとえば、次のような内容です。
「御社のホームページを拝見しました」
「一度ご挨拶させてください」
「お役に立てるお話ができると思います」
これらはよく使われる表現です。しかし、これだけでは相手の心には残りにくい。
なぜなら、そこに「なぜあなたなのか」が書かれていないからです。
相手をどう知り、どこに心が動いたのか
本当に相手に届くメッセージには、具体性があります。
どのページを見たのか。どの取り組みに関心を持ったのか。どの言葉に共感したのか。
そこが書かれているだけで、文章の印象は大きく変わります。
たとえば、単に「ホームページを拝見しました」と書くのではなく、「地域の情報が必要な人に届いていないという課題意識に共感しました」「単なる発信ではなく、情報の届き方そのものを設計しようとしている点に関心を持ちました」「事業の背景にある問題意識を読み、ぜひ一度お話を伺いたいと思いました」
このように書かれていれば、受け取る側は「ちゃんと見てくれたのだ」と感じます。
それは、お世辞や過剰な持ち上げではありません。
相手を知ろうとした痕跡です。
「数撃ちゃ当たる」より、真心のこもった1通を
多くの人に連絡すること自体が、悪いわけではありません。営業や広報、提案活動では、一定数の接点をつくる必要があります。
ただし、「数撃ちゃ当たる」という発想だけで送られた文章は、受け取る側にも伝わります。
誰にでも送れる文章は、送る側からすれば効率的でも、誰にでも送れる文章だからこそ、読み手の心には残りにくい。反対に、たった1通でも、相手を見て書かれた言葉には力があります。
「数撃ちゃ当たる」より、「真心のこもった1通」こそが相手のハートを射抜く。これは、感情論ではありません。相手の事業、背景、課題、思想を理解したうえで言葉を届けることは、ビジネスにおける信頼形成の第一歩です。
相手をどう知ったのか。どこに共感したのか。なぜ、その相手に連絡したいと思ったのか。
その一文があるだけで、メッセージは「大量生産の営業文」から、「相手を想うラブレター」に変わります。
相手に届く言葉を整えたい方へ
お問い合わせや営業のメッセージは、丁寧に書けば必ず届くわけではありません。
挨拶や自己紹介、提案内容が整っていても、その文章が「誰にでも送れるもの」に見えてしまうと、受け取った側の心には残りにくくなります。大切なのは、きれいな文章を書くことではなく、相手を見て、なぜその相手に連絡したいのかを言葉にすることです。
社会事業開発ACTIONでは、コーポレートサイト、JOURNAL記事、サービスページ、お問い合わせフォーム、営業・提案文までを含めて、事業の価値が必要な相手に届く広報導線を整理しています。
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次回は、有料掲載や広告、PRサービスを活用する際に、それを実績や第三者評価のように見せてしまうことで生まれる誤解と、信用を損なわない広報の考え方を整理します。
CONTENTS
誰にでも使い回せる言葉では、相手の心は動かない。信頼につながる営業文と問い合わせ文の考え方
有料掲載は、実績なのか。信用をつくる広報と、誤解を生む見せ方の違い
